Avere prodotti disponibili, prezzi competitivi e la capacità di investire in una rotazione delle scorte efficace sono elementi vitali per il successo di qualsiasi azienda. Per questo è lecito dire che le rotture di stock rappresentano uno degli incubi peggiori per chi vende prodotti fisici. Quando i prodotti diventano indisponibili, l’azienda rischia insoddisfazione dei clienti, vendite perse, danni alla reputazione, calo della fidelizzazione e, in ultima analisi, la perdita definitiva dei clienti.
Secondo uno studio di IHL Group, le rotture di stock costano ai retailer 1.100 miliardi di dollari di fatturato perso ogni anno a livello globale. Un altro studio di GT Nexus ha rilevato che il 63% dei consumatori sarebbe meno propenso a tornare da un retailer dopo aver sperimentato una rottura di stock. Inoltre, il 34% dei consumatori passerebbe a un concorrente o acquisterebbe da un altro canale dopo essersi imbattuto in una situazione di prodotto esaurito.
È evidente che prevenire le rotture di stock sia cruciale per qualsiasi azienda che voglia restare competitiva e redditizia. Per farlo, le aziende devono concentrarsi su una gestione efficace dell’inventario e della supply chain, poiché rotture di stock e vendite perse sono spesso legate a un processo di sales and operations planning (S&OP) inadeguato, che impedisce di utilizzare in modo efficiente le risorse disponibili — capitale, budget e magazzini.
Il processo S&OP comprende molte attività critiche: decidere quanti prodotti produrre o acquistare, dove e quando rifornire le scorte, come allocare i prodotti tra mercati diversi.
Cos’è una rottura di stock?
Una rottura di stock (o evento di out-of-stock) è una condizione dell’inventario in cui la disponibilità di un prodotto scende a zero, rendendolo impossibile da consegnare per soddisfare la domanda dei clienti. Le rotture di stock si verificano quando i livelli di inventario non sono sufficienti a coprire la domanda in un dato momento, portando spesso a occasioni di vendita mancate, insoddisfazione dei clienti e danni reputazionali. Nei mercati altamente competitivi, anche rotture di stock temporanee possono spingere i clienti verso brand o retailer alternativi, rendendo essenziale una gestione efficace dell’inventario e una pianificazione accurata della domanda per mantenere i livelli di servizio e la fedeltà dei clienti.
Vediamo ora le 7 strategie principali per prevenire le rotture di stock e ottimizzare la gestione dell’inventario e della supply chain.
Strategie di gestione dell’out of stock
Gestire le situazioni di prodotto esaurito richiede un approccio proattivo alla gestione dell’inventario e della supply chain. Dal miglioramento dell’accuratezza delle scorte e della collaborazione con i fornitori, fino all’adozione di strumenti di forecasting e tecnologie avanzate, le aziende possono adottare diverse strategie per ridurre il rischio di rotture di stock e mantenere elevati livelli di servizio. Di seguito, esaminiamo sette strategie efficaci che possono aiutare le aziende a prevenire le rotture di stock e migliorare l’efficienza operativa complessiva.
1. Accuratezza e monitoraggio dell’inventario
Aumentare l’accuratezza dell’inventario
La prima e più importante strategia per prevenire le rotture di stock è garantire che i dati di inventario riflettano accuratamente la realtà delle scorte fisiche. Questo significa disporre di un metodo affidabile e coerente per registrare, aggiornare e verificare le informazioni di inventario. Le decisioni sulla corretta allocazione della capacità della supply chain o sulla migliore strategia di assortimento che ottimizzi sia i margini sia i livelli di scorta devono essere discusse a fondo tra il management. Aumentare l’accuratezza dell’inventario e il suo monitoraggio è possibile semplicemente seguendo una serie di best practice. A volte i team commerciali utilizzano le vendite perse come indicatore chiave di performance – KPI – per la strategia di replenishment, considerandole come le vendite previste per un periodo, più le rotture di stock, meno le vendite effettive nello stesso periodo.
Introdurre il conteggio ciclico regolare
Introdurre il cycle counting, un processo in cui si conta una piccola porzione dell’inventario su base regolare anziché fare un inventario fisico completo una volta all’anno, consente di identificare e correggere eventuali discrepanze o errori nei record di inventario in modo più frequente ed efficiente.
Tracciare i livelli di inventario
Per evitare di avere scorte eccessive o insufficienti e per rifornire l’inventario in tempo utile a soddisfare la domanda dei clienti, è importante tracciare costantemente i livelli di inventario: giacenza disponibile, merce ordinata e merce venduta.
Utilizzare software di gestione inventario automatizzato
Uno dei modi migliori per migliorare l’accuratezza e il monitoraggio dell’inventario è utilizzare una soluzione software che automatizzi il processo di tracciamento. Questo riduce il rischio di errori umani, come errori di inserimento dati, conteggi sbagliati o articoli smarriti. Un buon software di gestione inventario fornisce anche visibilità in tempo reale, alert, report e analytics sulle performance dell’inventario.
Integrare le piattaforme di inventario
Se utilizzi più piattaforme o canali per vendere i tuoi prodotti — online, offline o marketplace di terze parti — è fondamentale assicurarsi che tutti i sistemi di inventario siano sincronizzati e aggiornati. Questo previene di vendere lo stesso prodotto due volte o di non avere scorte sufficienti per evadere un ordine da un canale diverso.
2. Gestione dei fornitori e della supply chain
Identificare e lavorare con fornitori affidabili
Un’altra strategia chiave per prevenire le rotture di stock è gestire in modo efficace i fornitori e la supply chain, poiché sono la fonte del tuo inventario e possono avere un impatto significativo sulla disponibilità e qualità delle scorte.
Sviluppare relazioni solide con i fornitori
I fornitori non devono essere trattati come semplici controparti transazionali. Comunicando regolarmente, condividendo informazioni, fornendo feedback e collaborando sulle soluzioni, puoi sviluppare relazioni solide con i fornitori, costruendo fiducia, lealtà e comprensione reciproca, il che a sua volta aiuterà a risolvere problemi o conflitti più facilmente. Anche la scelta dei fornitori è di massima importanza. I fornitori devono essere in grado di consegnare i prodotti in tempo, nella giusta quantità e qualità, a un costo ragionevole. I fornitori vanno valutati in base a criteri quali performance di consegna, qualità del prodotto, pricing, reattività e flessibilità.
Monitorare la supply chain
È necessario monitorare attentamente l’intero processo che porta i prodotti dai fornitori ai clienti. Questo include tracciare lo stato, la posizione e le condizioni dei prodotti, oltre a identificare e mitigare eventuali rischi o interruzioni nella supply chain. Strumenti come GPS, RFID o blockchain possono essere di grande aiuto per migliorare la visibilità e la tracciabilità della supply chain.
Utilizzare un sistema vendor-managed inventory
Per ridurre i costi di inventario, migliorare l’accuratezza delle scorte e aumentare i livelli di servizio, puoi considerare l’introduzione di un sistema vendor-managed inventory. Si tratta di un tipo di gestione inventario in cui permetti ai fornitori di assumere un ruolo più attivo nella gestione delle tue scorte, dando loro accesso ai dati di inventario e lasciando che decidano quando e quanto rifornire.
Implementare il consignment inventory
Un’altra opzione è l’implementazione del consignment inventory, in cui mantieni l’inventario presso la sede del fornitore fino a quando non viene venduto. Il vantaggio di questo approccio è che paghi l’inventario solo quando lo vendi e non devi preoccuparti di stoccarlo, mantenerlo o assicurarlo. Questo può ridurre il rischio di inventario, liberare il flusso di cassa e aumentare la disponibilità delle scorte.
3. Previsione e pianificazione
Una terza strategia essenziale per prevenire le rotture di stock è potenziare le tue capacità di previsione e pianificazione. Previsione e pianificazione sono i processi con cui si stima e si prepara la futura domanda e offerta dei tuoi prodotti. Ti aiutano a ottimizzare i livelli di inventario, evitare eccessi o carenze di scorte e rispettare le aspettative dei clienti.
Migliorare le capacità di previsione
Tutto parte da una previsione accurata della domanda, che ti permette di intercettare l’intenzione d’acquisto del cliente. L’attività di demand forecasting e l’analisi di costi, margini e rischi sono fattori chiave per un processo decisionale efficace. Per migliorare le tue capacità di previsione puoi utilizzare dati storici e trend di mercato per anticipare la domanda futura dei tuoi prodotti. Queste previsioni vanno aggiornate regolarmente, tenendo conto di eventuali cambiamenti o incertezze del mercato. Tecniche come l’analisi dei trend, l’analisi della stagionalità, la regressione o il machine learning contribuiscono tutte a migliorare l’accuratezza e l’affidabilità delle tue previsioni. Introdurre la pianificazione della domanda come strategia può aiutare la tua azienda a prevedere meglio la domanda dei tuoi prodotti.
Utilizzare la pianificazione della domanda
La pianificazione della domanda è un processo che integra dati di vendita, promozioni e trend, permettendoti di allineare l’inventario con le strategie di vendita e marketing e di anticipare e rispondere alla domanda dei clienti in modo più efficace. Analizzando sia i dati degli utenti sia i fattori esogeni che influenzano il comportamento dei clienti, le aziende possono ottenere una previsione della domanda molto accurata. Strumenti come i software di demand planning, il collaborative planning, forecasting, and replenishment (CPFR), o il sales and operations planning (S&OP) possono essere utilizzati per migliorare la tua pianificazione della domanda.
Impostare i punti di riordino
Per mantenere un livello ottimale di inventario ed evitare sia rotture di stock che eccessi di giacenza, puoi impostare i punti di riordino. Si tratta di livelli di scorta che attivano automaticamente un nuovo ordine per un prodotto e possono essere calcolati in base a fattori come la domanda media, il lead time, lo stock di sicurezza e il livello di servizio desiderato.
Determinare i lead time
I lead time rappresentano il tempo necessario per ricevere l’inventario dal momento dell’ordine e influenzano la disponibilità delle scorte e la frequenza di rifornimento. Devi conoscere i lead time di ciascun prodotto e fornitore e tenere conto di eventuali variazioni o ritardi. Strumenti come la riduzione del lead time, l’analisi del lead time o la gestione del lead time possono essere utilizzati per ridurre e ottimizzare i tuoi tempi di approvvigionamento.
4. Gestione interna
Una quarta strategia importante per prevenire le rotture di stock è ottimizzare la gestione interna. Per gestione interna si intende il modo in cui organizzi, controlli e migliori i processi e le risorse interne legati alla gestione dell’inventario. Influisce sull’efficienza, sulla qualità e sulle performance del tuo inventario.
Identificare i pattern di stockout
Identificare e affrontare le cause alla radice delle rotture di stock ti permette di evitare che si ripetano. Per individuare i pattern di stockout occorre analizzare i dati per trovare le cause comuni. Vanno considerati fattori come frequenza, durata, gravità e impatto delle rotture di stock, oltre ai prodotti, alle location e ai periodi più colpiti.
Prestare attenzione ai trend dei clienti
I trend dei clienti vanno monitorati attentamente analizzando feedback, recensioni, valutazioni e preferenze relative ai tuoi prodotti. Puoi quindi adattare l’inventario di conseguenza e migliorare qualità, varietà e disponibilità dei prodotti. Strumenti come la segmentazione dei clienti, la personalizzazione o i programmi di fedeltà possono essere utilizzati per comprendere e servire meglio i tuoi clienti.
Ottimizzare i processi interni
Un altro modo per migliorare la gestione dell’inventario è aumentare l’efficienza e l’efficacia interna. Utilizzando strumenti come lean management, Six Sigma o Kaizen puoi ottimizzare i processi interni, snellire i flussi di lavoro, eliminare gli sprechi, ridurre gli errori e aumentare la produttività.
Stabilire un piano B
E se tutto il resto fallisce, avere un piano B! È importante ridurre la dipendenza da un’unica fonte e stabilire un piano di riserva per far fronte a situazioni impreviste come problemi con i fornitori o con la supply chain. Esempi: diversificare la base fornitori, approvvigionarsi da più location o stabilire piani di emergenza per le situazioni critiche.
5. Tecnologia e innovazione
Una quinta strategia fondamentale per prevenire le rotture di stock è sfruttare tecnologia e innovazione. Tecnologia e innovazione sono i motori del cambiamento e del miglioramento nella gestione dell’inventario. Ti aiutano a potenziare le capacità, le performance e la competitività del tuo inventario.
Considerare l’uso della tecnologia RFID
Uno strumento utile è l’RFID (radio frequency identification), una tecnologia che utilizza onde radio per identificare e tracciare gli oggetti. Può essere usata per etichettare e scansionare gli articoli in inventario e fornirti informazioni in tempo reale e precise su posizione, stato e condizione. Migliora così visibilità, accuratezza, sicurezza ed efficienza dell’inventario.
La tecnologia è la chiave per gestire il rischio di stockout:
Soluzioni tecnologiche avanzate ti permettono di gestire il rischio di rottura di stock in modo più efficace. L’uso di intelligenza artificiale, machine learning o big data può potenziare le tue capacità di previsione, pianificazione e analisi. Puoi anche utilizzare cloud computing, Internet of Things o blockchain per migliorare connettività, sicurezza e trasparenza nella supply chain. Queste tecnologie non solo ti aiutano a ridurre il rischio di stockout, ma anche a migliorare la soddisfazione dei clienti e ottenere un vantaggio competitivo.
6. Comunicazione con i clienti
Una sesta strategia cruciale per prevenire le rotture di stock è comunicare in modo efficace con i tuoi clienti. La comunicazione con i clienti è il processo con cui informi, coinvolgi e soddisfi i tuoi clienti riguardo ai tuoi prodotti e servizi. Ti aiuta a costruire fiducia, fedeltà e retention con i clienti e a gestire eventuali problemi o reclami.
Tenere i clienti informati
I clienti vanno tenuti informati fornendo loro informazioni tempestive e accurate. Questo ti aiuta a gestire le loro aspettative, ridurre la frustrazione e aumentare la soddisfazione. Per comunicare in modo proattivo con i clienti sulla disponibilità, consegna e stato dei tuoi prodotti puoi utilizzare vari canali, come email, SMS, telefono o social media. Se si verifica una situazione di out-of-stock, è fondamentale scusarsi sinceramente con i clienti e offrire loro soluzioni. Ad esempio: offrire un rimborso, uno sconto, un prodotto sostitutivo o l’opzione di backorder. Puoi anche fornire loro un tempo stimato di arrivo e aggiornarli regolarmente sui progressi. Questo ti aiuta a mantenere i clienti e a recuperare da un’esperienza negativa.
7. Gestione delle scorte in eccesso
Una settima e ultima strategia per prevenire le rotture di stock è gestire in modo efficace le scorte in eccesso. Si tratta dell’inventario che supera il livello ottimale necessario a soddisfare la domanda dei clienti. Può derivare da sovra-approvvigionamenti, previsioni imprecise, pianificazione scadente o eventi imprevisti. Le scorte in eccesso generano problemi concreti: costi di giacenza elevati, obsolescenza, sprechi e inefficienza operativa.
Mantenere una scorta di sicurezza
La scorta di sicurezza crea un cuscinetto che assorbe le fluttuazioni della domanda o dell’offerta. Permette di prevenire le rotture di stock e di affrontare incertezze o emergenze. Si calcola sulla base di fattori come la domanda media, la variabilità della domanda, il lead time, la variabilità del lead time e il livello di servizio desiderato. Fattori come ordinativi eccessivi, prodotti a lenta movimentazione, articoli stagionali o referenze dismesse possono invece generare scorte in surplus: inventario senza utilizzo che è necessario smaltire.
Liquidare le scorte in surplus
Le scorte in surplus possono essere liquidate vendendole a prezzo scontato, donandole a enti benefici, riciclandole o smaltendole. In questo modo si riducono i costi di giacenza, si libera spazio e si migliora il flusso di cassa.
Scopri come il software di pianificazione della domanda di Intuendi può aiutarti a prevenire le rotture di stock: richiedi una demo.
