Ci sono molte spese sostenute quando si mantiene l’inventario in magazzino: i costi di mantenimento dell’inventario. Questi costi comprendono numerose voci, come il capitale immobilizzato, i costi di stoccaggio, amministrativi, di sicurezza e altri ancora. Con così tanti elementi che incidono sui costi aziendali, è evidente quanto sia fondamentale calcolare accuratamente queste spese per un utilizzo ottimale delle risorse finanziarie di un’azienda. Questo articolo informativo ti fornirà tutte le basi essenziali sui costi di mantenimento dell’inventario. Analizzeremo cosa sono, come si calcolano, perché sono importanti e i diversi modi per ridurli.
Che cosa sono i costi di mantenimento dell’inventario
Il costo di mantenimento dell’inventario, noto anche come costo di possesso dell’inventario, rappresenta il costo totale legato alla proprietà e allo stoccaggio delle scorte in un determinato periodo di tempo. Include il capitale immobilizzato nell’inventario, i costi necessari per conservarlo e i rischi associati al suo stoccaggio, come furti e deterioramento. Nella gestione dell’inventario, i costi di mantenimento sono un fattore chiave che influenza la quantità degli ordini e i livelli ottimali di scorte. Mantenere un eccesso di inventario è inefficiente quando i costi di mantenimento sono elevati, quindi l’obiettivo è sempre quello di ridurli al minimo senza compromettere la rotazione delle scorte. Al contrario, costi di mantenimento bassi consentono a un’azienda di detenere scorte aggiuntive per soddisfare la domanda ed evitare rotture di stock, con effetti positivi sulle operazioni.
Analisi dettagliata dei costi di mantenimento dell’inventario
Esistono cinque componenti principali che costituiscono i costi di mantenimento dell’inventario, ciascuna influenzata da variabili e fattori differenti. Vediamole nel dettaglio.
Costo del capitale
Il costo del capitale è la componente più rilevante del costo totale di mantenimento dell’inventario e rappresenta circa il 40%–60% del totale. È il costo del denaro investito nelle scorte, noto anche come costo opportunità dell’inventario. Questo perché tale capitale potrebbe generare rendimenti se investito, ad esempio, in azioni o obbligazioni, invece di essere immobilizzato in inventario. Il costo del capitale può essere calcolato moltiplicando il valore medio dell’inventario per il tasso di interesse annuo o per il costo del capitale. Il valore medio dell’inventario può essere stimato dividendo per due la somma del valore iniziale e finale dell’inventario, oppure utilizzando la formula della quantità economica d’ordine (economic order quantity, EOQ). Il tasso di interesse annuo o il costo del capitale possono essere ricavati dal mercato o dai bilanci finanziari dell’azienda.
Ad esempio, supponiamo che un’azienda abbia un valore medio dell’inventario pari a 100.000 dollari e un tasso di interesse annuo del 10%. Il costo del capitale dell’inventario è:
Costo del capitale = valore medio dell’inventario × tasso di interesse annuo Costo del capitale = 100.000 $ × 0,10 Costo del capitale = 10.000 $
Ciò significa che l’azienda perde 10.000 $ all’anno mantenendo l’inventario invece di investire il capitale altrove.
Costi di stoccaggio
I costi di stoccaggio rappresentano una quota stimata tra il 10% e il 25% del costo totale di mantenimento dell’inventario. Questi costi includono le spese per la sicurezza, l’affitto, le utenze e altri costi legati agli spazi in cui l’inventario viene conservato. L’ammontare varia in base a fattori come le dimensioni e la posizione dei locali, nonché al tipo, alla quantità e alle caratteristiche dell’inventario. I costi di stoccaggio possono essere calcolati moltiplicando il costo di stoccaggio per unità di spazio per lo spazio occupato dall’inventario. Il costo di stoccaggio per unità di spazio può essere ricavato dal contratto di locazione o dai prezzi di mercato. Lo spazio occupato dall’inventario può essere stimato moltiplicando il numero di unità per il volume o il peso di ciascuna unità, oppure utilizzando la formula del cube per order index (COI).
Ad esempio, supponiamo che un’azienda paghi 5 $ per piede quadrato al mese per l’affitto di un magazzino e disponga di 10.000 unità di inventario che occupano 0,5 piedi cubi ciascuna. Il costo di stoccaggio dell’inventario è:
Costo di stoccaggio = costo di stoccaggio per unità di spazio × spazio occupato dall’inventario Costo di stoccaggio = 5 $ × 10.000 × 0,5 Costo di stoccaggio = 25.000 $
Ciò significa che l’azienda spende 25.000 $ al mese per lo stoccaggio dell’inventario.
Costi di servizio dell’inventario
I costi di servizio dell’inventario rappresentano circa il 5%–15% del costo totale di mantenimento dell’inventario. Questi costi includono manodopera, attrezzature, movimentazione, etichettatura, imballaggio e attività simili. Possono essere influenzati dalla complessità, dalla frequenza e dagli standard qualitativi richiesti per la gestione dell’inventario. I costi di servizio dell’inventario possono essere calcolati moltiplicando il costo di servizio per unità di inventario per il numero di unità. Il costo di servizio per unità può essere ricavato dai costi di manodopera e dagli overhead, oppure tramite il metodo dell’activity-based costing (ABC). Il numero di unità può essere ottenuto dai registri di magazzino o dal tasso di rotazione dell’inventario.
Ad esempio, supponiamo che un’azienda spenda 0,50 $ per unità di inventario per attività di movimentazione, imballaggio, etichettatura, ispezione, test e audit, e che abbia 10.000 unità di inventario. Il costo di servizio dell’inventario è:
Costo di servizio dell’inventario = costo di servizio per unità di inventario × numero di unità Costo di servizio dell’inventario = 0,50 $ × 10.000 Costo di servizio dell’inventario = 5.000 $
Ciò significa che l’azienda spende 5.000 $ per fornire servizi all’inventario.
Costi di rischio dell’inventario
I costi di rischio dell’inventario rappresentano tra il 5% e il 10% del costo totale di mantenimento dell’inventario. Questi costi includono le potenziali perdite di inventario dovute a eventi come incendi, furti, deterioramento, deperimento o obsolescenza. Comprendono inoltre assicurazioni, ribassi di prezzo, svalutazioni e write-off. I costi di rischio dell’inventario possono variare in base alla durata di conservazione o al valore delle scorte, poiché un inventario di maggiore valore richiede livelli di sicurezza più elevati. I costi di rischio possono essere calcolati moltiplicando il costo di rischio per unità di inventario per il numero di unità. Il costo di rischio per unità può essere stimato utilizzando dati storici, il tasso di perdita previsto o il premio assicurativo. Il numero di unità può essere ricavato dai registri di magazzino o dal tasso di rotazione dell’inventario.
Ad esempio, supponiamo che un’azienda abbia un costo di rischio pari a 0,10 $ per unità di inventario dovuto a obsolescenza, deterioramento, deperimento, ammanchi, furti, incendi, alluvioni o altri eventi imprevisti, e che disponga di 10.000 unità di inventario. Il costo di rischio dell’inventario è:
Costo di rischio dell’inventario = costo di rischio per unità di inventario × numero di unità Costo di rischio dell’inventario = 0,10 $ × 10.000 Costo di rischio dell’inventario = 1.000 $
Ciò significa che l’azienda perde 1.000 $ a causa dei rischi legati all’inventario.
Costi operativi e amministrativi
I costi operativi e amministrativi rappresentano circa il 5%–10% del costo totale di mantenimento dell’inventario. Questi costi includono tutte le attività legate alla gestione dell’inventario, come l’ordinazione, la ricezione, l’analisi e altre operazioni, oltre ai costi di manodopera, trasporto e software. Tali costi sono influenzati dall’efficienza, dall’accuratezza e dalla frequenza dei processi di gestione dell’inventario. I costi operativi e amministrativi possono essere calcolati moltiplicando il costo operativo e amministrativo per unità di inventario per il numero di unità. Il costo operativo e amministrativo per unità può essere ricavato dai costi di manodopera e dagli overhead, oppure tramite il metodo dell’activity-based costing (ABC). Il numero di unità può essere ottenuto dai registri di magazzino o dal tasso di rotazione dell’inventario.
Ad esempio, supponiamo che un’azienda spenda 0,20 $ per unità di inventario per attività di ordinazione, ricezione, registrazione, tracciamento, reporting e analisi, e che disponga di 10.000 unità di inventario. Il costo operativo e amministrativo è:
Costo operativo e amministrativo = costo operativo e amministrativo per unità di inventario × numero di unità Costo operativo e amministrativo = 0,20 $ × 10.000 Costo operativo e amministrativo = 2.000 $
Ciò significa che l’azienda spende 2.000 $ per la gestione e l’amministrazione dell’inventario.
Calcolo dei costi di mantenimento dell’inventario
Per calcolare il costo totale di mantenimento dell’inventario, è necessario sommare tutte le componenti analizzate in precedenza. La formula per il costo di mantenimento dell’inventario è:
Costo di mantenimento dell’inventario = costo del capitale + costi di stoccaggio + costi di servizio dell’inventario + costi di rischio dell’inventario + costi operativi e amministrativi
Utilizzando i valori di esempio delle sezioni precedenti, il costo di mantenimento dell’inventario è:
Costo di mantenimento dell’inventario = 10.000 $ + 25.000 $ + 5.000 $ + 1.000 $ + 2.000 $ Costo di mantenimento dell’inventario = 43.000 $
Ciò significa che l’azienda spende 43.000 $ all’anno per detenere e mantenere l’inventario.
Per esprimere il costo di mantenimento dell’inventario come percentuale del valore medio dell’inventario, è necessario dividere il costo di mantenimento dell’inventario per il valore medio dell’inventario e moltiplicare per 100. La formula per la percentuale del costo di mantenimento dell’inventario è:
Percentuale del costo di mantenimento dell’inventario = (costo di mantenimento dell’inventario / valore medio dell’inventario) × 100
Utilizzando i valori di esempio delle sezioni precedenti, la percentuale del costo di mantenimento dell’inventario è:
Percentuale del costo di mantenimento dell’inventario = (43.000 / 100.000) × 100 Percentuale del costo di mantenimento dell’inventario = 43%
Ciò significa che l’azienda spende il 43% del valore medio dell’inventario per detenerlo e mantenerlo.
L’importanza di mantenere la percentuale del costo di mantenimento dell’inventario il più bassa possibile non può essere sottolineata abbastanza, perché più il costo è elevato, più diminuiscono i profitti e la liquidità dell’azienda. Sebbene questi costi possano variare in base alle condizioni di mercato, al prodotto o al settore, è sempre possibile ridurli attraverso un monitoraggio attento e un controllo costante.
Impatto finanziario dei costi di mantenimento
Abbiamo già stabilito che i costi di mantenimento dell’inventario hanno un impatto significativo sulla salute finanziaria di un’azienda, quindi vale la pena approfondire le diverse situazioni in cui questo impatto si manifesta.
Conto economico: i costi di mantenimento dell’inventario riducono il margine lordo e l’utile netto di un’azienda. Essi fanno parte del costo del venduto (cost of goods sold, COGS), che rappresenta il costo diretto di produzione o di acquisto dei beni venduti da un’impresa. Più elevati sono i costi di mantenimento dell’inventario, più bassi saranno il margine di profitto lordo e il margine di profitto netto. Ad esempio, supponiamo che un’azienda abbia ricavi pari a 200.000 $, un COGS di 100.000 $ (di cui 43.000 $ di costi di mantenimento dell’inventario) e costi operativi pari a 50.000 $. Il profitto lordo è:
Utile lordo = ricavi − COGS Utile lordo = 200.000 $ − 100.000 $ Utile lordo = 100.000 $
Il margine di profitto lordo è:
Margine di profitto lordo = (utile lordo / ricavi) × 100 Margine di profitto lordo = (100.000 / 200.000) × 100 Margine di profitto lordo = 50%
L’utile netto è:
Utile netto = utile lordo − costi operativi Utile netto = 100.000 $ − 50.000 $ Utile netto = 50.000 $
Il margine di profitto netto è:
Margine di profitto netto = (utile netto / ricavi) × 100 Margine di profitto netto = (50.000 / 200.000) × 100 Margine di profitto netto = 25%
Se l’azienda riuscisse a ridurre i costi di mantenimento dell’inventario del 10%, il COGS sarebbe pari a 90.700 $, il profitto lordo ammonterebbe a 109.300 $, il margine di profitto lordo salirebbe al 54,65%, l’utile netto sarebbe di 59.300 $ e il margine di profitto netto raggiungerebbe il 29,65%. Questo dimostra chiaramente quanto i costi di mantenimento dell’inventario possano incidere sulla redditività di un’azienda.
Stato patrimoniale: i costi di mantenimento dell’inventario aumentano il valore dell’inventario e il totale delle attività di un’azienda. Essi rientrano nelle attività correnti, ovvero quelle attività che possono essere convertite in liquidità entro un anno. Più elevati sono i costi di mantenimento dell’inventario, più alti risultano l’indice di liquidità corrente (current ratio) e il capitale circolante netto. Tuttavia, ciò non significa necessariamente che l’azienda sia più liquida o solvibile. Al contrario, i costi di mantenimento dell’inventario possono anche influenzare indicatori come il turnover dell’inventario e i giorni medi di giacenza (days sales of inventory, DSI), che misurano l’efficienza con cui un’azienda gestisce le scorte. Un turnover più elevato e un DSI più basso indicano una gestione dell’inventario più efficiente.
Rendiconto finanziario: i costi di mantenimento dell’inventario riducono il flusso di cassa operativo e il free cash flow di un’azienda. Essi rientrano nelle variazioni del capitale circolante, ovvero nei cambiamenti delle attività e passività correnti che incidono sui flussi di cassa. Più elevati sono i costi di mantenimento dell’inventario, più basso sarà il flusso di cassa operativo e il free cash flow. Ad esempio, supponiamo che un’azienda abbia un utile netto di 50.000 $, ammortamenti pari a 10.000 $, un aumento dell’inventario di 10.000 $ e investimenti in conto capitale (capital expenditure) pari a 20.000 $. Il flusso di cassa operativo è:
Flusso di cassa operativo = utile netto + ammortamenti − variazioni del capitale circolante Flusso di cassa operativo = 50.000 $ + 10.000 $ − 10.000 $ Flusso di cassa operativo = 50.000 $
Il free cash flow è:
Free cash flow = flusso di cassa operativo − investimenti in conto capitale Free cash flow = 50.000 $ − 20.000 $ Free cash flow = 30.000 $
Se l’azienda riuscisse a ridurre i costi di mantenimento dell’inventario del 10%, l’aumento dell’inventario sarebbe pari a 9.000 $, il flusso di cassa operativo salirebbe a 51.000 $ e il free cash flow aumenterebbe a 31.000 $. Questo dimostra come i costi di mantenimento dell’inventario possano influenzare in modo significativo il flusso di cassa di un’azienda.
Costi intangibili dei costi di mantenimento
Non tutti i costi di mantenimento dell’inventario possono essere misurati, ma possono comunque avere un impatto negativo sulla reputazione di un’azienda in termini di soddisfazione del cliente e vantaggio competitivo. La perdita di vendite è un tipo di costo intangibile. Se si detiene un eccesso di inventario, si può avere difficoltà a vendere tutti gli articoli, semplicemente perché i prodotti possono diventare obsoleti oppure perché sul mercato è stato lanciato un prodotto più recente che i clienti preferiscono acquistare. Questo può influire negativamente sui ricavi. Un secondo tipo di costo non quantificabile è l’insoddisfazione dei clienti. La gestione dell’inventario può portare a prodotti danneggiati o obsoleti e, se un cliente ricevesse un prodotto vecchio o scaduto, l’immagine dell’azienda potrebbe risentirne. Un terzo esempio di costo difficile da misurare è la mancanza di flessibilità. Quando un’azienda detiene troppe scorte, può avere difficoltà ad adattarsi alle tendenze di mercato e ai progressi tecnologici, riducendo la propria capacità di innovazione. Tutti questi fattori possono portare alla perdita di clienti e, di conseguenza, incidere negativamente sui profitti.
Perché è fondamentale calcolare i costi di mantenimento?
Considerati i numerosi modi in cui i costi di mantenimento dell’inventario possono influenzare la salute finanziaria di un’azienda, è fondamentale monitorarli e calcolarli con regolarità. In questo modo è possibile ottenere tre risultati molto importanti. In primo luogo, si possono ottimizzare i livelli di inventario, perché conoscere i costi di mantenimento aiuta a determinare il livello ottimale delle scorte e la quantità d’ordine più adeguata, riducendo il costo totale dell’inventario. In secondo luogo, si può migliorare la gestione dell’inventario. Conoscere i costi di mantenimento consente di ottimizzare diversi aspetti della gestione, come il riapprovvigionamento, la classificazione e la valutazione delle scorte. Il terzo ambito che può trarre grandi benefici dalla conoscenza dei costi di mantenimento è il miglioramento delle performance finanziarie. Comprendere questi costi permette di individuare le aree in cui è possibile ridurli, aumentando l’efficienza, la redditività, la liquidità e il flusso di cassa, tutti indicatori chiave delle prestazioni finanziarie. Questo rende l’azienda più competitiva sul mercato.
Fattori che influenzano i costi di mantenimento
Esistono diversi fattori interni ed esterni che possono influenzare i costi di mantenimento dell’inventario. Analizziamo più nel dettaglio i quattro fattori principali.
Scorte di sicurezza
Le scorte di sicurezza sono le scorte di riserva o di buffer che un’azienda mantiene per prevenire le rotture di stock in caso di una domanda improvvisamente più elevata. Un’azienda deve bilanciare il compromesso tra i costi aggiuntivi legati al mantenimento di un inventario più elevato e il rischio di perdere vendite e clienti nel caso in cui le scorte si esauriscano. Questo equilibrio aiuta a determinare un livello ottimale di scorte di sicurezza, riducendo al contempo il costo totale dell’inventario. Il secondo fattore è la domanda ciclica o stagionale.
Domanda ciclica o stagionale
La domanda può fluttuare in modo significativo a causa delle condizioni climatiche, dei periodi festivi e di altri fattori stagionali. In questi momenti, i livelli di inventario devono essere adeguati per soddisfare l’aumento della domanda, con un conseguente incremento dei costi di mantenimento. Nei periodi più tranquilli, la domanda di inventario diminuisce e, di conseguenza, si riducono anche i costi di mantenimento. È fondamentale prevedere con precisione la domanda stagionale o ciclica per evitare costi di stoccaggio inutili e, allo stesso tempo, prevenire le rotture di stock.
Inventario in transito
Il terzo fattore è l’inventario in transito, noto anche come inventario in pipeline. Si riferisce a tutte le scorte che sono in fase di trasporto dal magazzino ai fornitori o dal fornitore al cliente. Un’azienda deve bilanciare il rischio e i costi amministrativi e operativi con il beneficio di un lead time più breve tra la ricezione degli ordini. È inoltre essenziale scegliere la frequenza, la modalità di trasporto e il percorso più adeguati per mantenere i costi al minimo. Infine, vi è l’inventario morto o obsoleto.
Inventario morto o obsoleto
Conosciuto anche come inventario invendibile, si tratta di scorte che non possono più essere vendute a causa di difetti di prodotto, cambiamenti nelle preferenze dei clienti o progressi tecnologici. Questo tipo di inventario occupa spazio prezioso, immobilizza capitale e richiede comunque attività amministrative, aumentando ulteriormente i costi. Inoltre, riduce la rotazione dell’inventario, motivo per cui è importante che un’azienda svaluti o elimini le scorte obsolete e mantenga un inventario aggiornato e adeguato alle esigenze del mercato.
Strategie per ridurre i costi di mantenimento
L’idea di sostenere tutti questi costi può sembrare piuttosto scoraggiante, ma non c’è motivo di preoccuparsi: esistono molte strategie che un’azienda può implementare per ridurre i costi di mantenimento dell’inventario, minimizzando le scorte e aumentando la rotazione dell’inventario. Iniziamo analizzando i suggerimenti e le tecniche che possono aiutare a ridurre la quantità di inventario detenuto.
Il just-in-time (JIT) è una tecnica che aiuta a ridurre i costi di mantenimento dell’inventario ordinando e ricevendo le scorte solo quando sono effettivamente necessarie. Sebbene questo approccio riduca i costi operativi e lo spazio utilizzato, aumenta anche il rischio di rotture di stock e di incertezze nella fornitura. Per questo motivo, il metodo JIT è adatto solo se esiste un livello molto elevato di coordinamento e collaborazione con i fornitori. Anche le previsioni e la gestione dell’inventario devono essere estremamente accurate.
Il vendor-managed inventory (VMI) è una tecnica in cui la responsabilità della gestione dell’inventario viene trasferita dall’acquirente al fornitore. Il VMI aiuta a ridurre i costi di mantenimento per l’acquirente, eliminando i costi di ordinazione, ricezione e tracciamento. L’acquirente deve però poter contare sul fatto che il fornitore ottimizzi correttamente i livelli di inventario e la frequenza di riapprovvigionamento. Questa tecnica richiede una condivisione chiara delle informazioni e metriche di performance coerenti.
Il drop-shipping è una tecnica completamente diversa dalle precedenti, poiché l’acquirente non detiene alcun inventario. Il fornitore spedisce infatti direttamente al cliente finale per conto dell’acquirente. L’assenza totale di costi di mantenimento rappresenta un grande vantaggio, ma lo svantaggio è che l’acquirente ha un controllo molto limitato sulla qualità del prodotto e sui tempi di consegna. Ciò comporta una forte dipendenza dal livello di servizio e dalle prestazioni del fornitore.
Tuttavia, ridurre la quantità di inventario non è l’unico modo per abbassare i costi di mantenimento. Accelerare il tempo di rotazione dell’inventario è un’altra strategia efficace, e esistono diversi modi per aumentare la velocità di rotazione.
La gestione della domanda è una tecnica utilizzata per influenzare o spostare la domanda di un prodotto o servizio. Un’azienda può ricorrere a promozioni o politiche di prezzo per stimolare la domanda, aumentando così i volumi di vendita e accelerando la rotazione dell’inventario. Può anche utilizzare tecniche di aggregazione per ridurre la domanda dei propri prodotti in presenza di carenze di offerta, evitando in questo modo di deludere i clienti.
L’integrazione della supply chain può accelerare la rotazione dell’inventario allineando tutti i partner della catena di fornitura attraverso un flusso integrato di informazioni, materiali e risorse finanziarie. L’uso dell’identificazione a radiofrequenza (RFID) può migliorare il flusso informativo, il cross-docking può ottimizzare il flusso dei materiali, mentre termini di pagamento o sconti possono migliorare il flusso finanziario. Per approfondire, è possibile consultare le risorse sulle supply chain integrate.
La lean manufacturing è una filosofia orientata alla riduzione degli sprechi e all’aumento del valore nel processo produttivo. Questo obiettivo viene raggiunto riducendo difetti, trasporti inutili, lavorazioni superflue e sovrapproduzione. La lean manufacturing può accelerare la rotazione dell’inventario attraverso tre leve principali: il miglioramento della qualità tramite il metodo 5S, l’aumento dell’efficienza mediante il value stream mapping e il miglioramento della flessibilità grazie alla prototipazione rapida.
Naturalmente, una sezione dedicata alla riduzione dei costi di mantenimento non sarebbe completa senza considerare la riorganizzazione e il riutilizzo degli spazi di magazzino per ottimizzare l’area disponibile. Il magazzino è una delle principali voci di costo legate al mantenimento dell’inventario, quindi è logico massimizzarne l’efficienza. Esistono due approcci principali per farlo.
Il layout del magazzino influisce direttamente sulla produttività, poiché determina l’accessibilità e l’utilizzo dello spazio. La disposizione dei corridoi, delle scaffalature e dei mezzi di movimentazione è fondamentale. L’accessibilità può essere migliorata adottando layout a S o a spina di pesce, mentre l’utilizzo dello spazio può essere ottimizzato attraverso lo slotting fisso o dinamico. La produttività può inoltre essere incrementata implementando lo stoccaggio per classi o utilizzando l’analisi ABC.
L’automazione del magazzino può ridurre i costi diminuendo il fabbisogno di personale, gli errori operativi e i costi delle attrezzature. Grazie alla tecnologia e ai software, molte operazioni e processi possono essere automatizzati. Tuttavia, queste soluzioni comportano investimenti iniziali elevati, oltre a costi di manutenzione e integrazione. Dopo aver valutato attentamente costi e benefici, un’azienda interessata può adottare sistemi come gli automated storage and retrieval system (ASRS) o la robotic process automation (RPA).
Nell’era moderna, la tecnologia ha dimostrato la propria utilità in numerosi ambiti della gestione aziendale, e i costi di mantenimento dell’inventario non fanno eccezione. Di seguito sono riportati due esempi di applicazioni software che le aziende possono utilizzare per supportare la gestione dell’inventario.
I sistemi di gestione dell’inventario consentono di controllare ogni aspetto, dalla quantità d’ordine alle scorte di sicurezza, ottimizzando al contempo le decisioni di inventario e riducendo gli errori. Tutto ciò contribuisce a diminuire i costi di mantenimento e a migliorare visibilità e accuratezza. Esempi di questi sistemi includono l’enterprise resource planning (ERP) e il material requirements planning (MRP).
I warehouse management system sono software focalizzati sul controllo di ogni aspetto del magazzino. Gestiscono attività come ricezione, imballaggio e spedizione, oltre a ottimizzare il layout e migliorare l’efficienza operativa. Esempi di sistemi di gestione del magazzino sono il warehouse control system (WCS) e il warehouse execution system (WES).
I fornitori mettono a disposizione di un’azienda tutto ciò di cui ha bisogno, dalle materie prime ai prodotti finiti. La negoziazione delle condizioni contrattuali può contribuire a ridurre i costi di mantenimento dell’inventario. Un’azienda può negoziare prezzi più bassi, tempi di consegna più brevi o periodi di pagamento più lunghi. Anche i clienti possono avere un ruolo in questa riduzione dei costi. Ad esempio, vendere prodotti leggermente danneggiati a un prezzo ridotto può essere una soluzione efficace, poiché molti clienti sono disposti ad acquistare articoli di qualità inferiore in cambio di un risparmio. Un’azienda può inoltre incentivare pagamenti più rapidi offrendo piccoli sconti.
Pianificazione della domanda. I software di demand planning aiutano a garantire che venga mantenuta solo la quantità di scorte necessaria per soddisfare in modo efficace la domanda dei clienti. Questi sistemi utilizzano tecniche avanzate di intelligenza artificiale e machine learning per stimare la domanda a partire dallo storico delle vendite.
Scopri di più su questi sistemi nel nostro articolo sulla previsione della domanda basata sull’AI.
Errori Comuni nella Gestione dei Costi di Giacenza
A causa della complessità che caratterizza la gestione dei costi di giacenza dell’inventario, è facile incorrere in diversi errori. Questi errori finiscono per aumentare i costi di mantenimento delle scorte e ridurre le prestazioni complessive dell’inventario. Uno degli errori più comuni deriva dall’utilizzo di metodi obsoleti e strumenti inadeguati. Esempi tipici sono l’uso di registri cartacei e calcoli manuali. Metodi e strumenti di questo tipo possono portare a decisioni di gestione delle scorte poco efficaci e a costi di giacenza elevati, poiché sono soggetti a errori e imprecisioni evitabili. Fortunatamente, questo errore può essere facilmente evitato adottando metodi e strumenti moderni in grado di fornire dati di inventario accurati e tempestivi. Applicazioni software e scanner di codici a barre sono due esempi di soluzioni che possono aiutare a ridurre i costi di giacenza.
Un altro errore frequente riguarda una previsione della domanda non corretta. Se un’azienda utilizza tecniche di forecasting basate esclusivamente su dati storici o su stime approssimative, le previsioni della domanda futura risulteranno irrealistiche e inaccurate. Previsioni poco affidabili portano a decisioni sull’inventario che generano stockout o scorte eccessive, aumentando così i costi di giacenza. Per evitare questa situazione, è fondamentale assicurarsi di utilizzare tecniche di previsione della domanda adeguate. Metodi statistici, ricerche di mercato e feedback dei clienti sono tutti strumenti che possono contribuire a ridurre i costi di giacenza grazie a previsioni più affidabili. Un ulteriore errore da evitare è la scarsa comprensione delle tendenze di mercato. Le tendenze di mercato e le preferenze dei clienti sono imprevedibili e cambiamenti rapidi possono portare a inventario obsoleto e a costi di giacenza elevati. I fattori che influenzano la domanda dei clienti possono spaziare dal ciclo economico alle condizioni climatiche. È quindi essenziale che un’azienda comprenda correttamente come le tendenze di mercato influenzano la domanda e il valore dei propri prodotti. Attraverso analisi di mercato regolari e sondaggi sui clienti, un’azienda può ottenere informazioni preziose per orientare le decisioni sull’inventario e ridurre i costi di giacenza.
Infine, è importante prestare attenzione agli errori legati a una gestione inefficiente dell’inventario e dei processi di evasione degli ordini. Se un’azienda presenta bassi livelli di servizio, lead time lunghi, controlli di qualità scadenti e dimensioni degli ordini elevate, è probabile che si verifichino una bassa rotazione delle scorte e costi di giacenza elevati. Anche l’insoddisfazione dei clienti diventerà un problema rilevante. Per questo motivo, un’azienda deve impegnarsi a migliorare la gestione dell’inventario e i processi di fulfillment degli ordini attraverso soluzioni innovative e l’utilizzo di software per la gestione dell’inventario. Una volta migliorate le prestazioni e la rotazione dell’inventario, i costi di giacenza diminuiranno. Ma in che modo, concretamente, il software di gestione dell’inventario contribuisce a ridurre i costi di giacenza?
Il ruolo del software di gestione dell’inventario nella riduzione dei costi
Il software di gestione dell’inventario è uno strumento estremamente utile per migliorare le prestazioni dell’inventario e, di conseguenza, ridurre i costi di giacenza. In particolare, offre tre vantaggi principali nella gestione delle scorte.
In primo luogo, migliora l’accuratezza e la visibilità dei dati. Il software è in grado di raccogliere, archiviare e analizzare qualsiasi dato relativo all’inventario, inclusi i livelli di scorta, la posizione attuale e il valore delle merci. Può inoltre essere integrato con altri sistemi e sedi, come i sistemi POS o ERP. Centralizzando e condividendo queste informazioni, l’accuratezza e la visibilità aumentano, consentendo all’azienda di evitare errori che potrebbero portare a sovra-scorte, rotture di stock o alla perdita/mancata localizzazione dell’inventario.
In secondo luogo, il software supporta l’ottimizzazione del processo decisionale. Ha accesso a numerosi modelli e metodologie, come l’analisi ABC, il metodo FIFO e il modello EOQ, che può utilizzare per calcolare elementi chiave come il livello ottimale di inventario, la scorta di sicurezza, il punto di riordino e il valore dell’inventario. L’azienda può quindi utilizzare questi risultati per prendere decisioni che massimizzano le prestazioni dell’inventario e la redditività, riducendo al contempo i costi di giacenza.
Infine, il software migliora l’efficienza della gestione dell’inventario automatizzando diversi processi. Ad esempio, può automatizzare le attività di riordino, ricezione e stoccaggio delle merci. Oltre all’automazione, può aumentare l’efficienza comunicando direttamente con le attrezzature di magazzino (come scanner di codici a barre o tag RFID) per velocizzare le operazioni. L’automazione riduce gli errori, il fabbisogno di manodopera e lo spazio necessario, migliorando così la produttività aziendale e le prestazioni complessive dell’inventario.
Con tutti questi vantaggi, come non esserne soddisfatti?
Conclusioni e considerazioni finali
È di fondamentale importanza riuscire a individuare dove si stanno sostenendo costi aggiuntivi di mantenimento dell’inventario e comprenderne le cause, così da intervenire tempestivamente e prevenire il problema. Esistono diverse tecniche per ridurre i livelli di inventario e, di conseguenza, i relativi costi di giacenza, migliorare i sistemi di magazzino e di gestione dell’inventario, nonché ottimizzare e velocizzare il turnover delle scorte. È inoltre essenziale familiarizzare con gli errori più comuni che portano le aziende ad aumentare involontariamente i costi di mantenimento dell’inventario, in modo da poterli individuare e correggere prima che diventino un problema significativo.
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